Veel werknemers bij VanDijk voelen een maatschappelijke betrokkenheid: ze dragen bij aan het feit dat elke leerling op tijd zijn boekenpakket ontvangt. HR-directeur Janneke Steller ziet bij haar medewerkers veel passie en loyaliteit. "Wat we doen is uniek: we leveren in korte tijd boekenpakketten aan meer dan 700.000 leerlingen."
Het verhaal van VanDijk begint in 1937, bijna 90 jaar geleden. W.C. van Dijk begint als tiener met de verkoop van studieboeken. Hij blijkt een goede handelaar te zijn. Zijn voorraad groeit van een plank tot een kantoor en zo ontstaat het Overijssels Boekhuis, de voorloper van VanDijk.
Tegenwoordig is het bedrijf uit Kampen de grootste onafhankelijke educatieve dienstverlener in Nederland. En ook in België is ze marktleider. Naast 7 miljoen studieboeken levert VanDijk 2,8 miljoen digitale licenties, andere studiematerialen en diensten aan scholen en leerlingen in het voortgezet onderwijs. Naast 125 vaste medewerkers werken er in het hoogseizoen nog eens 1200 tijdelijke krachten. Zomerse topdrukte dus, glimlacht Janneke Steller. "Bij een seizoensbedrijf denken de meeste mensen aan de land- of tuinbouw. Maar ook de leermiddelenmarkt kent een grote piek in de zomer. Van juni tot september: dan moeten we presteren, dan staan we op scherp."
Kun je iets vertellen over deze dynamiek? Hoe verloopt het proces van boeken?
"In het voorjaar bepalen scholen welke methoden en materialen ze in het nieuwe schooljaar willen gebruiken. Vóór 1 mei vullen ze de lijsten met leermiddelen in voor het volgende jaar. Op basis daarvan doen wij in mei/juni inkopen en bestellen bij de uitgevers. In diezelfde periode kunnen leerlingen hun boeken inleveren op school. Met uitzendbureau Randstad sturen we teams het hele land door om de gebruikte boeken op te halen. Zodra de vakanties beginnen hebben we alle gebruikte en nieuwe boeken binnen. Dan hebben we zes weken om alle pakketten voor alle leerlingen in ons magazijn te verzamelen. Dit gebeurt in ploegendiensten. Een week voor het einde van de schoolvakanties zorgen we ervoor dat alles aan de scholen en leerlingen is geleverd. Dan is het tijd voor een feestje met al onze medewerkers. In september zorgen we voor de nazorg voor de scholen en leerlingen. Daarna evalueren we het hoogseizoen en treffen we voorbereidingen voor het nieuwe seizoen."
Hoe vinden jullie 1200 tijdelijke krachten?
"We werken al een aantal jaar samen met uitzendbureau Randstad. Naast medewerkers die orders verzamelen hebben we ook veel groepsleiders nodig. Deze rol vereist meer van een tijdelijke kracht: je stuurt mensen aan en moet kennis hebben van logistieke processen. Daarom investeren we via Randstad in opleidingen voor deze functies. Daarnaast heeft het uitzendbureau een team dat deze mensen, vaak studenten, begeleidt. Dit is een win-winsituatie. Randstad biedt ontwikkelingskansen voor haar personeel, en wij krijgen goede medewerkers. Er zijn mensen die zes, zeven jaar achter elkaar terugkomen. Onze seizoenskrachten komen vanuit alle hoeken. In het hoogseizoen laten we dagelijks bussen rijden vanuit verschillende regio's. Als de bussen arriveren is er altijd iemand aanwezig om de medewerkers te ontvangen. Vriendelijkheid kost niets. De persoonlijke benadering is belangrijk voor ons en wordt gewaardeerd. In het hoogseizoen hebben we in ons bedrijf meer dan vijftig nationaliteiten."
Naast de verstrekking van leermiddelen bieden jullie ook onderwijsondersteuning. Hoe ziet dit eruit?
"Ons onderwijsadviesteam helpt scholen met deskundig en onafhankelijk advies om weloverwogen en duurzame keuzes te maken op het gebied van leermiddelen. We hebben veel inhoudelijke kennis in huis. We organiseren bijvoorbeeld bijeenkomsten voor leermiddelencoördinatoren op scholen. Ons doel is om een betrouwbare partner van scholen te zijn - onafhankelijk van uitgevers - en scholen te ondersteunen op het gebied van leermiddelen."
Je spreekt over duurzaamheid. Speelt dit een grote rol voor jullie?
"Duurzaamheid zit in ons DNA: we zijn ooit begonnen met het hergebruiken van boeken. Eerder was het idee dat in de toekomst alle leermiddelen digitaal zouden zijn. Toch lijkt het erop dat we die kant niet opgaan. De combinatie van fysieke boeken en digitale middelen zal blijven bestaan. We zien wel een toename van aanbieders van leermiddelen. Er is met name kritiek op de vele werkboeken, waar leerlingen vaak niet in hoeven te schrijven, maar die aan het einde van het jaar worden weggegooid. Dit is het huidige model voor de grote uitgevers, maar steeds meer scholen vinden dit op het gebied van duurzaamheid niet te rechtvaardigen. Hierdoor komen er ook andere uitgevers op de markt voor leermiddelen en educatieve content. Wij zorgen ervoor dat scholen kunnen kiezen uit alles wat beschikbaar is op de markt, van fysiek tot digitaal. Daarom staan we open voor alle uitgevers."
Met welke uitdagingen hebben jullie nog meer te maken?
"Het allerbelangrijkst is dat elke leerling op tijd zijn boekenpakket heeft, elk seizoen weer. Dat is voor veel mensen de motivatie om hier te werken. Het gevoel dat je bijdraagt aan het onderwijs. Dit vraagt in het zomerseizoen veel van onze mensen. Terwijl anderen met vakantie gaan, is het voor onze medewerkers topdrukte. Wat we doen is uniek: in een korte periode leveren we boekenpakketten uit aan meer dan 700.000 leerlingen."
"Op dit moment staan we voor een uitdaging in onze bedrijfsprocessen. We bereiden ons voor op de implementatie van een nieuw WMS-systeem. Het nieuwe WMS zal de werkwijze van ons volledige logistieke proces veranderen. We gaan onder andere processen digitaliseren. Waar medewerkers nu met behulp van papier orders verzamelen, zullen ze dat straks doen met handscanners. Deze verandering is behoorlijk spannend, omdat we nieuwe werkwijzen niet zomaar kunnen testen: we hebben maar één hoogseizoen per jaar. Voor leerlingen is het essentieel dat de uitgifte van de boeken compleet en op tijd is."
Je bent op zoek naar versterking voor deze transformatie. Naar wie zijn jullie op zoek?
"We zoeken een Supply Chain Manager; een nieuwe functie. Dat betekent dat iemand zelf de functie kan vormgeven. Deze persoon bevindt zich in het hart van onze logistieke organisatie met als voornaamste doel dat alle leermiddelen op tijd bij de leerlingen zijn. Het is een rol waarbij je energie moet halen uit verandering. Je neemt mensen mee in een transitie. Je kunt goed luisteren en hebt overtuigingskracht. De Supply Chain Manager werkt nauw samen met de Operationeel Directeur."
"Daarnaast zijn we op zoek naar een Strategisch Controller. Een ervaren financieel expert die ons team van controllers komt versterken en naar een hoger niveau kan tillen. Ook binnen Finance hebben we te maken met de dynamiek van het seizoen: in enkele maanden verdienen we geld, terwijl we het hele jaar door kosten maken. De Strategisch Controller vervult een sleutelrol bij het coördineren en optimaliseren van onze financiële en bedrijfsprocessen, samen met onze CFO."
"Onze kernwaarden zijn betrouwbaarheid, vakmanschap en eigenaarschap. Dit is voelbaar in ons bedrijf."
